En krisövning är bara så bra som det scenario den bygger på. Ett orealistiskt eller irrelevant scenario kommer inte att engagera deltagarna och misslyckas med att testa organisationens verkliga förmågor. Att lägga tid och tanke på att utveckla ett trovärdigt och utmanande scenario är därför den viktigaste investeringen man kan göra i planeringsfasen. Ett väl utformat scenario skapar den känsla av allvar och realism som krävs för att en övning ska ge maximalt lärande.
Vad kännetecknar ett bra scenario?
Ett effektivt övningsscenario bör uppfylla flera kriterier:
- Relevans: Scenariot måste vara kopplat till de risker som är mest relevanta för den specifika verksamheten. Ett industriföretag bör kanske öva på en kemikalieolycka, medan ett tech-bolag bör fokusera på ett dataintrång. Scenariot ska kännas som något som “faktiskt skulle kunna hända här”.
- Realism: Händelseutvecklingen och de problem som presenteras måste vara trovärdiga. Undvik överdrivet dramatiska eller osannolika händelser som får deltagarna att tappa engagemanget.
- Komplexitet: Ett bra scenario innehåller flera lager av problem som utmanar olika delar av krisorganisationen samtidigt. Det kan kombinera ett tekniskt problem med en mediestorm och oroade anställda för att testa teamets förmåga att prioritera och hantera flera parallella spår.
- Eskalering: Scenariot bör inte presentera hela krisen på en gång. Det bör istället börja med en begränsad händelse och sedan gradvis eskalera i komplexitet och allvar. Detta efterliknar hur verkliga kriser ofta utvecklas och tvingar deltagarna att kontinuerligt omvärdera situationen.
Byggstenarna i ett scenario
Att skapa ett scenario är som att skriva ett manus. Det behöver en tydlig struktur och genomtänkta komponenter.
- Grundberättelsen (Narrativet): En övergripande beskrivning av händelsen. Vad har hänt? Var och när? Detta sätter scenen för övningen.
- Tidslinje och inspel: En detaljerad tidslinje som beskriver när olika händelser och informationsfragment (inspel) ska introduceras till de övade. Ett inspel kan vara ett simulerat telefonsamtal från en journalist, ett argt inlägg på sociala medier eller ett tekniskt larm. Tillsammans driver inspelen handlingen framåt.
- Motspel: För att göra scenariot levande behövs motspelare som kan interagera med de övade. Det kan vara en kollega som spelar en orolig anhörig eller en extern konsult som agerar polis. Dessa interaktioner skapar realism och testar deltagarnas kommunikativa färdigheter.
- Koppling till övningsmål: Varje del av scenariot bör vara utformad för att testa ett eller flera av de uppsatta övningsmålen. Om ett mål är att testa mediehantering, måste scenariot innehålla flera inspel som skapar ett tryck från media. Att skapa realistiska krisscenarier är en konst som kräver både kreativitet och djup förståelse för verksamheten.
Involvera rätt kompetens i utvecklingen
Att utveckla ett bra scenario är sällan ett enmansjobb. Det är en fördel att involvera en liten grupp med olika kompetenser:
- Verksamhetsexperter: Personer som kan detaljerna i de tekniska eller operativa processer som scenariot berör. De säkerställer realismen.
- Kommunikationsexperter: Kan hjälpa till att skapa trovärdiga medieinspel och sociala medie-flöden.
- Erfaren övningsledare: En person med erfarenhet av att designa och leda övningar kan säkerställa att scenariot får en bra dramaturgi och är praktiskt genomförbart.
Genom att investera tid i att skapa ett genomtänkt och relevant scenario lägger man grunden för en krisövning som inte bara blir en minnesvärd upplevelse, utan också ett kraftfullt verktyg för att bygga en genuint starkare och mer förberedd organisation.